News, Insights und Best Practices zu Dokumentenmanagement, Digitalisierung und DSGVO-konformer Archivierung
Wir teilen hier, was wir in über fünf Jahren DMS-Praxis aus Hunderten Einführungsprojekten im deutschen Mittelstand gelernt haben. Keine Marketing-Phrasen, sondern konkrete Antworten auf die Fragen, die uns Geschäftsführer, IT-Verantwortliche und Steuerberater im Beratungsgespräch wirklich stellen.
Schwerpunkte: GoBD-konforme Archivierung ohne Compliance-Overhead, die DSGVO-Anforderungen 2026 für Dokumentenmanagement, der Sprung ins papierlose Büro, wann KI im Backoffice echten Mehrwert bringt (und wann nicht), und wie Steuerberater ihren Mandanten den Wechsel zur digitalen Belegerfassung schmackhaft machen. Dazu Praxis-Berichte zu Themen wie Homeoffice-Dokumentenzugriff, ISO-9001-Lenkung und Workflow-Automatisierung.
Autoren sind Sascha Ladewig (Gründer & Geschäftsführer, 15+ Jahre Softwareentwicklung) und Peter Wenzel (Consultant & Mitgründer, 20+ Jahre Mittelstandsberatung). Beide schreiben aus erster Hand über das, was sie täglich beim Kunden sehen — von der Steuerkanzlei bis zur Fertigung, vom Verein bis zur Behörde.
Bei der Nextcloud GmbH standen 367.000 Datensätze offen im Netz – eine Datenbank ohne Passwort, kein Hacker. Warum dieses Muster jedes DMS trifft, das falsch aufgesetzt ist.
Der Bundestag verschiebt die E-Akte-Pflicht der Gerichte auf 2027. Für Anwaltskanzleien ist das keine Verschnaufpause, sondern zwei weitere Jahre Hybridbetrieb – digital raus, Papier zurück.
Die meisten DMS-Projekte scheitern nicht an der Software, sondern an der Einführung – an Migration, Betrieb und Change. Warum das so ist, wie Sie es besser machen und welche zwei neuen Leitfäden für Entscheider & IT dabei helfen.
Das Arbeitsgericht Düsseldorf kippt eine Rückkehr-ins-Büro-Anordnung: Kein Anspruch auf Homeoffice — aber wer den Arbeitsort ändert, muss es begründen. Was das für hybride Teams heißt.
Seit 2025 gilt für Buchungsbelege eine Acht-Jahres-Frist — 2026 darf der Jahrgang 2017 weg. Warum „gescannt“ nicht „rechtssicher digitalisiert“ heißt und was vor dem Reißwolf passieren muss.
37signals löscht diesen Sommer sein AWS-Konto und spart Millionen. Warum der Weg zurück in den eigenen Serverraum für den Mittelstand trotzdem meist die falsche Lehre ist.
Das BKA meldet 1.041 Ransomware-Angriffe für 2025. Viele Geschäftsführer glauben, ihr DMS schütze die Akten davor. Tut es nicht — jedenfalls nicht so, wie die meisten denken.
42 Prozent der Handwerksbetriebe dokumentieren ihre Baustellen noch auf Papier. Das geht gut — bis ein Kunde nach Jahren einen Mangel reklamiert und der Betrieb beweisen muss, was er verbaut hat.
Der Digital Omnibus hat die Hochrisiko-Pflichten des AI Act um 16 Monate verschoben. Warum das die falsche Erleichterung ist — und wo die KI-Dokumentation jetzt hingehört.
Im Juni 2026 kommt der Entwurf zur elektronischen Arbeitszeiterfassung. Die Debatte dreht sich um Stechuhren — die wichtigere Frage ist, wo die Aufzeichnungen zwei Jahre lang prüfungsfest liegen.
Seit Oktober 2025 ist die ePA für Arztpraxen Pflicht, seit Januar 2026 drohen Honorarkürzungen. Warum sie trotzdem nicht das Dokumentenmanagement der Praxis ersetzt.
Empfangen können E-Rechnungen inzwischen die meisten Betriebe — revisionssicher archivieren die wenigsten. Warum 2026 das entscheidende Vorbereitungsjahr vor der Versandpflicht 2027 ist.
Die EU drängt Behörden und Mittelstand zu europäischen Office-Alternativen. Was EuroOffice, ONLYOFFICE und Collabora wirklich können — und wo der Stand zwischen Anspruch und Praxis liegt.
Die NIS-2-Richtlinie betrifft mehr Unternehmen als allgemein bekannt — und Ihr Dokumentenmanagement steht direkt im Fokus. Was wirklich Pflicht ist, was nice-to-have, und wo Bußgelder drohen.
Der US CLOUD Act erlaubt amerikanischen Behörden Zugriff auf Daten weltweit — auch wenn sie auf EU-Servern liegen. Was das 2026 für deutsche Unternehmen bedeutet, und welche Alternativen praktisch funktionieren.
Ein DMS ist eine Entscheidung für 5-10 Jahre. Die echten Kosten zeigen sich oft erst beim Wechselversuch. So erkennen und vermeiden Sie Vendor Lock-in beim DMS-Vertrag.
Seit 2025 sind "Souveränitätskriterien" in vielen öffentlichen Ausschreibungen Pflicht. Was das konkret bedeutet, welche Open-Source-DMS in Frage kommen, und warum auch der private Mittelstand davon profitiert.
Im letzten Jahr haben wir 12 SharePoint-Migrationen begleitet — vom 25-Personen-Steuerbüro bis zum 600-Personen-Maschinenbauer. Was funktioniert, was scheitert, und wie lange es wirklich dauert.
Eine technische Entscheidung mit politischer Komponente: Warum wir die gesamte Aktenplatz-Infrastruktur bei Hetzner in Deutschland betreiben — und was das für unsere Kunden bedeutet.
Ab 2026 kommen neue DSGVO-Anforderungen auf uns zu. Was das für Ihre Dokumentenarchivierung bedeutet.
KI klingt nach Zukunftsmusik. Aber bei der Dokumentenverwaltung ist sie schon längst angekommen - und macht das Leben leichter.
Seit Jahren wird vom papierlosen Büro geredet. Wir haben es tatsächlich hinbekommen - und dabei einiges gelernt.
Seit Corona ist Homeoffice normal. Aber der Zugriff auf Dokumente ist oft noch ein Problem.
GoBD klingt kompliziert. Ist es aber nicht. Ein Versuch, das Ganze mal in normaler Sprache zu erklären.
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