Digitale Lieferscheine.
Papierlos. Sofort verfügbar.
Erfassen Sie Lieferscheine direkt am Wareneingang per QR-Code oder Tablet. Automatische Buchung ins ERP, sofortige Archivierung, null Medienbrüche.
Papier-Lieferscheine sind in der Praxis fast immer das schwächste Glied der gesamten Wareneingangskette. Sie werden am Tor unterschrieben, im Hosensack gefaltet, im Büro auf einen Stapel gelegt, irgendwann abgetippt — oder gehen verloren, bevor die Rechnung kommt. Spätestens beim Reklamationsfall oder bei der GoBD-Prüfung wird das teuer. Digitale Lieferscheine beheben das, indem sie den Beleg im Moment der Warenannahme erfassen und sofort revisionssicher archivieren.
Die Lösung von Aktenplatz funktioniert auf jedem Mobilgerät: Wareneingangsmitarbeiter scannen den QR-Code des Lieferanten (oder fotografieren den Papier-Lieferschein), bestätigen die gelieferten Positionen per Tap, und der Vorgang läuft direkt in Ihr ERP-System, in die Buchhaltung und in die GoBD-konforme Archivierung. Lieferanten ohne QR-Code-Unterstützung können vorab per E-Mail oder über das Mandantenportal Lieferscheine einreichen — das System ordnet sie automatisch der richtigen Bestellung zu.
Typische Einsatzfelder: Handel, Fertigung, Bauwesen, Großhandel. Wer aktuell mit DATEV, SAP, Microsoft Dynamics oder Sage arbeitet, kann die Anbindung in der Regel innerhalb einer Woche umsetzen.
Das Problem mit Papier-Lieferscheinen
Drei typische Szenarien, die Sie kennen
Verschwundene Lieferscheine
Der Stapelhändler war hier. Der LKW-Fahrer hatte den Lieferschein. Jetzt ist er weg. Rechnung kommt in 4 Wochen. Dann beginnt die Suche.
Medienbruch beim Buchen
Papier-Lieferschein → abfotografieren → per E-Mail an Büro → Buchhaltung tippt ab → Fehlerquote 15% → Korrekturen → Zettel ins Archiv.
Keine Rückverfolgbarkeit
Welche Charge kam wann an? Von welchem Lieferanten? In welcher Qualität? Keine Ahnung. Die Ordner sind irgendwo in Raum 3.
So funktioniert's
Drei einfache Schritte – vom Wareneingang bis zur automatischen Buchung
Scannen am Wareneingang
Lieferschein mit Smartphone oder Tablet fotografieren. QR-Code scannen (falls vorhanden). Fertig in 10 Sekunden.
Automatische Verarbeitung
OCR extrahiert alle Daten (Lieferant, Positionen, Mengen, Chargen). KI-gestützte Validierung gegen Bestellung. Abweichungen werden markiert.
Sofortige Buchung
Automatische Übergabe an Ihr ERP-System (SAP, DATEV, etc.). Lieferschein rechtssicher archiviert. Verfügbar in 3 Sekunden statt 3 Tagen.
Features die überzeugen
Offline-fähig
Funktioniert auch ohne Internetverbindung. Daten werden synchronisiert, sobald WLAN verfügbar ist.
Zeitersparnis 90%
Von 5 Minuten manueller Eingabe auf 30 Sekunden. Pro Lieferschein. Bei 50 Lieferscheinen/Tag sind das 37 Stunden/Woche.
Rechtssichere Archivierung
GoBD-konform, revisionssicher, unveränderbar. Inklusive Versionierung und Audit-Trail.
Chargen-Tracking
Vollständige Rückverfolgbarkeit: Welche Charge kam wann von welchem Lieferanten? Ein Klick, alle Infos.
Automatische Prüfung
Abgleich mit Bestellung: Mengen korrekt? Artikel richtig? Liefertermin eingehalten? System prüft automatisch.
Multi-Standort-fähig
Zentrale Übersicht über alle Standorte. Welcher Wareneingang hat welche Lieferung erfasst? Alles transparent.
Rechnet sich das?
Ein realistisches Beispiel aus der Praxis
Vorher (Papier)
Nachher (Digital)
💰 Ersparnis pro Monat
2.880€
ROI nach 3-4 Monaten
* Beispielrechnung bei 50 Lieferscheinen/Tag, Stundenlohn 35€ inkl. Nebenkosten
Nahtlose Integration
Digitale Lieferscheine sind Teil unserer kompletten Shopfloor-Lösung
Integrierte Module
Vorteile der Integration
Bereit für papierlose Lieferscheine?
Lassen Sie sich in 30 Minuten zeigen, wie digitale Lieferscheine Ihren Wareneingang revolutionieren.
Kostenlose Demo anfragenHäufige Fragen zu digitalen Lieferscheinen
So sieht das in Aktenplatz aus: Dokumentenmappe erstellen & versenden
Mehrere Dateien in einer Dokumentenmappe sammeln, als zusammengefügtes PDF oder ZIP herunterladen und an Empfänger versenden.
Die Dateien-Ansicht – hier wird die Dokumentenmappe zusammengestellt