Was sollte man an einem DMS selbst ändern können?

Alles, was zur laufenden Organisation gehört: Aktenstruktur, Felder, Kategorien, Status, Rechte, Aufgabenvorlagen und Benachrichtigungen. Diese Dinge ändern sich mit jedem neuen Mandat, Projekt oder Mitarbeitenden. Wenn dafür jedes Mal ein Dienstleister nötig ist, entstehen Wartezeiten für Vorgänge, die Minuten dauern sollten.

Sind Systemhäuser also überflüssig?

Nein, und wir arbeiten selbst mit einem Partnernetzwerk. Für Migration, Schnittstellen und die Erstkonzeption ist externe Erfahrung viel wert. Die Frage ist nicht ob, sondern wofür: Projekte ja, Routine nein. Wer beides über denselben Weg abwickelt, zahlt Projektpreise für Einstellungen.

Woran erkenne ich vor dem Kauf, wie flexibel ein System ist?

Lassen Sie sich in der Demo nicht zeigen, wie das System aussieht, sondern wie man es ändert. Konkret: ein neues Feld anlegen, eine Berechtigung anpassen, eine Aktenvorlage ergänzen — live, von einer Person aus Ihrem Team, nicht vom Vertrieb. Was dabei nicht in fünf Minuten gelingt, wird im Betrieb ein Ticket.

Was, wenn wir gar nicht selbst konfigurieren wollen?

Dann ändert sich für Sie nichts — außer dass Sie könnten. Wir richten die Struktur gemeinsam ein und begleiten den Start. Der Unterschied zeigt sich erst im dritten Jahr, wenn eine Kleinigkeit anders sein soll und niemand darauf wartet, dass ein Termin frei wird.

Flexibilität

Wenn jede Änderung ein Ticket ist

Ein zusätzliches Feld sollte fünf Minuten dauern, keine drei Wochen.

Kein Ticket nötig

Ein eigenes Feld anlegen, während das Gespräch läuft

Zusätzliche Felder legen Sie im Browser an, sortieren sie per Drag-and-drop und löschen sie wieder.

Text-, Datums- und weitere Feldtypen
Reihenfolge per Drag-and-drop
Gilt für alle Akten des Projekts

Dialog zum Anlegen eigener Felder und Metadaten in den Aktenplatz-Einstellungen — Eigene Felder in den Projekteinstellungen — der Dialog, um den es geht.

Kommt Ihnen das bekannt vor?

Drei oder mehr Punkte heißen selten, dass die Software schlecht ist — sondern dass die Trennlinie falsch liegt.

Ein zusätzliches Feld braucht einen Termin mit einem Dienstleister.
Sie kennen den Stundensatz Ihres Systemhauses auswendig.
Zwischen „wir bräuchten mal" und „ist umgesetzt" liegen Wochen.
Kleinigkeiten werden gesammelt, bis sich ein Ticket lohnt.
Niemand im Haus kann die Rechtestruktur erklären, ohne nachzufragen.
Sie haben Anpassungen aufgegeben, weil der Aufwand größer war als der Nutzen.

Die Trennlinie, auf die es ankommt

Wir arbeiten selbst mit einem Partnernetzwerk. Die Frage ist nicht, ob externe Hilfe sinnvoll ist, sondern wofür.

Was Sie selbst können sollten

Aktenstruktur, Felder, Kategorien, Status, Rechte, Vorlagen. Einstellungen — und sie ändern sich ständig.

Wofür ein Partner sinnvoll ist

Migration, ERP-Anbindung, Erstkonzeption, Schulung, Verfahrensdokumentation. Projekte mit Anfang und Ende.

Wo die Grenze verrutscht

Wird ein neues Feld zum Projekt, entstehen Wartezeiten und Rechnungen für Alltag. Der häufigste Grund, warum Systeme umgangen werden.

Das ändern Sie ohne uns

Drei Ansichten aus den Einstellungen. Jede davon ist anderswo ein Ticket.

Konfiguration der Dateistatus in Aktenplatz mit vier farbigen Freigabestufen — Freigabestufen anlegen, benennen und einfärben.

Spaltenauswahl einer Aktentabelle in Aktenplatz mit den selbst angelegten Feldern — Selbst angelegte Felder stehen sofort als Spalte bereit.

E-Mail-Einstellungen eines Projekts in Aktenplatz: Absender, SMTP, IMAP und Mail-Zuweisung — Absender, eigener SMTP, IMAP-Konten und Mail-Regeln.

Aktenstruktur und HauptaktenStandardordner je AkteKategorien und TagsMetadaten und AktentitelBenutzer, Rollen und GruppenAufgaben- und DokumentvorlagenAutomatische AblageregelnKalender und Benachrichtigungen

Was Wartezeit kostet, wenn man sie zusammenzählt

Einzelne Tickets fallen nicht auf. Über ein Jahr ergibt sich meist eine Zahl, die niemand erwartet hat.

Wie viele Änderungswünsche hatten Sie in zwölf Monaten?

Auch die, die nie beauftragt wurden, weil sich der Aufwand nicht lohnte.

Wie lange lag jeder davon im Schnitt?

Vom internen Wunsch bis zur produktiven Umsetzung.

Was steht dafür auf den Dienstleistungsrechnungen?

Stundensatz mal Stunden, über alle Tickets des Jahres.

Wie oft wird das System umgangen?

Eigene Ordner, Mailanhänge, Excel daneben — jede Umgehung ist eine unbeantwortete Anforderung.

Summe

Wir nennen hier bewusst keine Prozentzahl aus einer Studie. Ihre eigene Zahl ist belastbarer — und intern nicht wegzudiskutieren.

Was in den nächsten sechs bis zwölf Monaten passiert

Auch dann, wenn Sie nichts entscheiden. Nichtstun ist ebenfalls eine Entscheidung — sie wird nur nicht protokolliert.

Die Schatten-Ablage wächst

Jede unerfüllte Anforderung erzeugt eine Umgehung. Nach einem Jahr liegen Unterlagen außerhalb von Protokollierung und Aufbewahrungsregeln.

Die Akzeptanz sinkt weiter

Ein System, das bremst, wird nicht neu bewertet, sondern gemieden. Kaum zurückzudrehen.

Der Anpassungsstau wird zum Projekt

Gesammelte Kleinigkeiten ergeben einen Umfang mit Angebot und Budget. Was Minuten gekostet hätte, kostet Wochen.

Und was es mit Ihnen macht

Der Teil, der in keinem Angebot steht, weil er sich nicht beziffern lässt.

Sie sammeln Wünsche, statt sie umzusetzen, und erklären den Kollegen, warum es dauert.

Sie verhandeln über Kleinigkeiten mit einem Dienstleister, statt zu arbeiten.

Sie sehen, dass Leute an der Software vorbeiarbeiten, und dürfen die Ursache nicht beheben.

Sie vertreten intern ein System, das Sie selbst nicht ändern können.

Wie wir es halten

Sie

Struktur, Felder, Status, Rechte und Vorlagen — im Browser, ohne Ticket.

Wir

Erstkonzeption gemeinsam, damit die Struktur von Anfang an trägt.

Partner

Migration, Schnittstellen, große Schulungen. Abgerechnet über Prepaid-Guthaben.

Der ehrliche Zusatz: Auch bei uns ist nicht alles per Klick änderbar. Was Entwicklung bedeutet, sagen wir vorher — nicht erst im Angebot.

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