Aktenplatz in Aktion
Ein Blick in die Software – so arbeiten Sie täglich mit Aktenplatz.
Dokumente verwalten
Dateien zentral ablegen, per Drag & Drop organisieren, versionieren und direkt im Browser ansehen.
Vollständige Feature-Übersicht
Alles, was Sie für moderne Aktenverwaltung brauchen
Alle Bilder auf dieser Seite sind Screenshots aus dem laufenden System – keine Symbolbilder. So sieht die Arbeit mit Aktenplatz im Alltag wirklich aus.
Eine Suche für alles
Ein Suchfeld über Dokumente, Notizen, Mails und Kontakte – auch über eingescanntes Papier, weil die OCR den Text vorher auslesbar macht.
Jede Akte gleich aufgebaut
Sie legen die Ablagestruktur einmal fest, jede neue Akte bekommt sie automatisch. Niemand erfindet mehr eigene Ordner.
Aufgaben hängen am Vorgang
Wer was bis wann macht, steht an der Akte statt in einem Postfach. Auch dann noch, wenn der Kollege im Urlaub ist.
Board statt Statusliste
Vorgänge wandern per Drag-and-drop durch ihre Phasen. Ein Blick genügt, um zu sehen, wo etwas hängt.
PDF ohne Zusatzsoftware
Öffnen, kommentieren, stempeln und unterschreiben – direkt im Browser. Kein Download, keine lokale Kopie, die veraltet.
Mandantenportal inklusive
Kunden und Mandanten reichen Unterlagen selbst ein und rufen Dokumente ab – ohne Lizenzkosten. Zum Mandantenportal →
Jede Version bleibt
Der Verlauf zeigt, wer wann was geändert hat. Ältere Stände holen Sie mit einem Klick zurück.
Rechte und Audit-Log
Zugriff pro Gruppe, Akte und Fach. Das Audit-Log protokolliert jeden Zugriff – die Grundlage für Ihre Verfahrensdokumentation.
Mails landen an der Akte
Postfächer werden synchronisiert, Mails samt Anhang der richtigen Akte zugeordnet – auf Wunsch automatisch nach Regeln. Alle Schnittstellen →
Cloud oder Ihr eigener Server
Sie wählen, wo Aktenplatz läuft: in unserem Hosting in deutschen Rechenzentren oder auf Ihrer eigenen Hardware. Hosting-Optionen →
Ohne US-Hyperscaler
Kein AWS, kein Azure, keine Google Cloud. Ihre Daten verlassen die EU nicht – und der Export gehört Ihnen jederzeit. Mehr dazu →
Mehr als nur Dokumente
Ganze Prozesse abbilden, gestalten & automatisieren
Aktenplatz ist nicht nur ein Dokumentenmanagement-System – es ist Ihre zentrale Plattform für die Gestaltung und Optimierung aller Geschäftsprozesse.
Aufgaben mit Frist und Verantwortlichem
Aufgabe am Dokument anlegen, jemandem zuweisen, Frist setzen. Wiederkehrendes läuft über Vorlagen.
Regeln statt Zuruf
Sie hinterlegen einmal, was bei welchem Dokumenttyp passieren soll – die Zuweisung übernimmt dann das System.
Der Stand ist sichtbar
Projekte als Tabelle, Board oder Kalender. Jede Ansicht zeigt dieselben Daten – nur so, wie die jeweilige Rolle sie braucht.
Automatisierung für maximale Effizienz
Definieren Sie einmal Ihre Prozesse und lassen Sie Aktenplatz die Routine übernehmen. Von der automatischen Dokumentenzuordnung über intelligente Benachrichtigungen bis hin zur Aufgabenerstellung – alles läuft im Hintergrund, damit Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können.
Automatische Aufgabenzuweisung basierend auf Regeln
Intelligente Benachrichtigungen zur richtigen Zeit
Workflow-Automatisierung ohne Programmierung
Integration in bestehende Geschäftsprozesse
Branchenspezifisch
Maßgeschneidert für Ihre Branche
Aktenplatz passt sich Ihren spezifischen Anforderungen an – mit branchenspezifischen Features und Workflows.
Anwaltskanzleien
Mandantenakten digital, BRAO-konform, mit Fristenverwaltung und sicherem Mandantenportal.
Mehr für Kanzleien→Produktion & Industrie
RFID-Shopfloor-Lösung für papierlose Fertigung mit digitalen Lieferscheinen und Zeiterfassung.
Zur Shopfloor-Lösung→Öffentlicher Dienst
BSI-Grundschutz-konform, vergaberechtskonform, mit isoliertem Hosting im kommunalen Rechenzentrum.
Mehr für Behörden→Häufige Fragen zu unseren Features
Welche Features sind im Professional Plan enthalten?
Der Professional Plan beinhaltet alle Basis-Features: KI-gestützte Suche, automatische Organisation, Team-Kollaboration, Enterprise Security mit DSGVO-Konformität, Versionskontrolle und Analytics. Nur Speziallösungen wie Shopfloor oder Mandantenportal kosten extra.
Kann ich Aktenplatz an unsere bestehenden Systeme anbinden?
Ja! Aktenplatz bietet REST-APIs und Webhooks für Integrationen. Gängige Systeme wie ERP, CRM oder E-Mail können direkt angebunden werden. Unsere Speziallösungen unterstützen zudem branchenspezifische Schnittstellen.
Wie funktioniert die KI-gestützte Suche genau?
Unsere KI-Suche nutzt semantische Analyse und Volltextindexierung. Sie erkennt Synonyme, versteht Kontext und durchsucht auch PDF-Inhalte und gescannte Dokumente (OCR). Sie finden Dokumente in Sekunden – auch wenn Sie sich nicht an den exakten Wortlaut erinnern.
Ist die Versionskontrolle automatisch oder manuell?
Vollautomatisch! Jede Änderung wird protokolliert. Sie können jederzeit zu einer älteren Version zurückkehren und sehen, wer wann was geändert hat. Kein manuelles Speichern von 'Dokument_final_v3_wirklich_final.docx' mehr.