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Leitfaden · GoBD
Verfahrensdokumentation für Aktenplatz erstellen
Wer steuerrelevante Dokumente digital erfasst und archiviert, braucht eine Verfahrensdokumentation. Dieser Leitfaden erklärt, was dazugehört, was Aktenplatz beisteuert und was Sie selbst dokumentieren — mit Checkliste und 5-Schritte-Plan.
Was ist eine Verfahrensdokumentation?
Die Verfahrensdokumentation beschreibt nachvollziehbar, wie in Ihrem Unternehmen steuerrelevante Dokumente entstehen, empfangen, erfasst, verarbeitet, abgelegt, archiviert und gegen Verlust und Veränderung geschützt werden. Sie ist Teil der GoBD und macht Ihre digitale Belegverwaltung für Dritte — insbesondere die Finanzverwaltung — prüfbar.
Rechtsgrundlage: Die Aufbewahrungs- und Ordnungspflichten ergeben sich aus §§ 145–147 AO; die konkreten Anforderungen an die Verfahrensdokumentation stehen in den GoBD (BMF-Schreiben), u. a. Rz. 151 ff. Eine ordnungsgemäße Verfahrensdokumentation gehört zu einer nachvollziehbaren und nachprüfbaren Buchführung.
Wer darf eine Verfahrensdokumentation erstellen?
Kurz gesagt: Sie selbst. Es gibt keine Vorschrift, dass ein Steuerberater oder Anwalt die Verfahrensdokumentation erstellen muss. Sie brauchen dafür auch keine besondere Zulassung — die Verantwortung für die ordnungsmäßige Buchführung trägt aber immer das Unternehmen.
Sie / Ihr Unternehmen
Sie dürfen die Verfahrensdokumentation selbst erstellen — und sind als Unternehmen ohnehin dafür verantwortlich. Wer die Prozesse kennt, beschreibt sie am besten.
Steuerberater (empfohlen, nicht Pflicht)
Kein Muss, aber sinnvoll: Stimmen Sie die steuerlich relevanten Teile — etwa das ersetzende Scannen — mit Ihrem Steuerberater ab oder lassen Sie sie prüfen.
DMS-Anbieter / IT
Die technische System- und Betriebsdokumentation steuert Aktenplatz bei (Systembeschreibung, Archivierung, Hosting). Ihre Abläufe beschreiben Sie selbst.
Verantwortung bleibt beim Unternehmen: Egal, wer die Verfahrensdokumentation verfasst — gegenüber der Finanzverwaltung verantwortlich ist die Geschäftsführung bzw. der oder die Steuerpflichtige. Deshalb ist eine Abstimmung mit dem Steuerberater zu empfehlen, aber keine Voraussetzung.
Wann Sie eine brauchen
Sobald steuerrelevante Unterlagen digital verarbeitet oder gescannt werden — unabhängig von der Unternehmensgröße.
GoBD-Pflicht
Digitale Belege, E-Mails und Scans müssen vollständig, unveränderbar und nachvollziehbar verwaltet werden — die Verfahrensdokumentation belegt, dass Sie das tun.
Ersetzendes Scannen
Wer Papieroriginale nach dem Scan vernichten will, muss den Scan-Prozess dokumentiert und kontrolliert ablaufen lassen (GoBD Rz. 130 ff.).
Bei der Betriebsprüfung
Prüfer können die Verfahrensdokumentation anfordern. Fehlt sie oder ist sie unzureichend, kann das beanstandet werden, wenn die Nachvollziehbarkeit darunter leidet.
Woraus sie besteht
Eine Verfahrensdokumentation gliedert sich üblicherweise in vier Teile — plus Kontrollsystem und Änderungshistorie.
1 · Allgemeine Beschreibung
Unternehmen, Organisation, Überblick über die eingesetzten Prozesse und Systeme.
2 · Anwenderdokumentation
Wie die Mitarbeitenden arbeiten: Erfassen, Indexieren, Freigeben, Suchen — die fachlichen Abläufe.
3 · Technische Systemdokumentation
Welche Software/Systeme zum Einsatz kommen, Schnittstellen, Speicherung, Sicherheit.
4 · Betriebsdokumentation
Betrieb der Systeme: Datensicherung, Verfügbarkeit, Notfall, Rollen und Verantwortlichkeiten.
Internes Kontrollsystem (IKS)
Maßnahmen, die Vollständigkeit, Richtigkeit und Unveränderbarkeit sicherstellen — und deren Kontrolle.
Versionierung & Historie
Die Verfahrensdokumentation selbst wird datiert, freigegeben und bei Änderungen versioniert.
Inhalts-Checkliste
Diese Punkte sollte Ihre Verfahrensdokumentation für ein DMS abdecken.
Unternehmen, Prozesse und Verantwortlichkeiten
Welche Dokumente erfasst werden (Post, E-Mail, PDF, Scan)
Posteingang & Erfassung: wer, wann, womit
Scan-Prozess: Geräte, Auflösung, Prüfung, Vollständigkeit
Ersetzendes Scannen & Vernichtung der Papieroriginale
Indexierung / Verschlagwortung und Ablagestruktur
Verarbeitung & Workflows, Freigaben, Vier-Augen-Prinzip
Revisionssichere Archivierung und Speicherort/Hosting
Berechtigungskonzept: Rollen und Zugriffsrechte
Datensicherung, Verfügbarkeit und Notfallvorsorge
Aufbewahrungsfristen und Löschkonzept
Internes Kontrollsystem (IKS) und Kontrollnachweise
Aufgabenteilung: Aktenplatz & Sie
Die Verfahrensdokumentation ist unternehmensindividuell — sie kann nicht „fertig mitgeliefert" werden. Aktenplatz liefert aber die System-Bausteine, Sie beschreiben Ihre Prozesse.
Das liefert Aktenplatz
- Systeminformationen als Download (Detail-Datenblatt auf Anfrage)
- Revisionssichere Archivierung mit lückenlosem Audit-Trail
- Versionierung und Unveränderbarkeit der Originale
- Hosting in Deutschland, Rechenzentrums- & Backup-Konzept
- Rollen- & Rechtekonzept als Funktion
- Unterstützung im Onboarding/Consulting
Das dokumentieren Sie
- Ihre konkreten Abläufe: wer scannt/erfasst, wann und wie
- Ihre Ablage- und Indexierungslogik
- Ihr Berechtigungskonzept (wer darf was)
- Ihre Aufbewahrungsfristen und Ihr Löschkonzept
- Ihren Umgang mit ersetzendem Scannen
- Ihr internes Kontrollsystem und die Verantwortlichen
In 5 Schritten zur Verfahrensdokumentation
1
Muster-Vorlage als Grundgerüst nutzen
Greifen Sie auf eine anerkannte Muster-Verfahrensdokumentation zurück und passen Sie sie an — z. B. Muster zum ersetzenden Scannen (BStBK/AWV) oder das Muster zur Belegablage.
2
Ist-Aufnahme Ihrer Prozesse
Halten Sie fest, wie Belege heute eingehen, erfasst, indexiert, freigegeben und archiviert werden — am einfachsten mit unserer Arbeitshilfe zur Ist-Aufnahme (PDF).
3
Archivformat sicherstellen (PDF/A)
Aufbewahrungspflichtige Dokumente gehören in ein archivtaugliches Format. Ob eine Datei bereits im PDF/A-Format vorliegt, prüfen Sie mit unserem kostenlosen PDF/A-Check — in Aktenplatz geschieht die Umwandlung ins Archivformat automatisch.
4
Aktenplatz-Systeminfos einarbeiten
Übernehmen Sie unsere Aktenplatz-Systeminformationen (PDF) in die technische System- und Betriebsdokumentation.
5
IKS & Verantwortlichkeiten festlegen
Definieren Sie Kontrollmaßnahmen, Zuständigkeiten und das Berechtigungskonzept.
6
Freigeben, datieren, aktuell halten
Lassen Sie die Dokumentation freigeben, versionieren Sie sie und aktualisieren Sie sie bei wesentlichen Änderungen.
Hinweis: Dieser Leitfaden bietet eine allgemeine Orientierung und ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung. Stimmen Sie Ihre Verfahrensdokumentation mit Ihrem Steuerberater oder Ihrer Steuerberaterin ab.
Häufige Fragen zur Verfahrensdokumentation
Wir unterstützen bei Ihrer Verfahrensdokumentation
Im Onboarding und Consulting liefern wir die Aktenplatz-Systeminfos und begleiten Sie dabei, Ihre Prozesse sauber zu dokumentieren.